「伝える力」を伸ばす。言語化能力の鍛え方やポイントを解説

言語化能力とは

言語化能力とは、簡単に説明すると「自分の考えていることや実際に見たことを、相手にわかりやすく言葉にして伝える力」です。

ビジネスにおいても基本的には同様の意味合いです。ただし、ビジネスでは日常生活に比べて伝える内容がより複雑であり、言語化までのプロセスに時に論理的思考（ロジカルシンキング）が求められます。

言語化能力を高めるメリット

では、言語化能力を高めることで実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。

意見や提案が採用されやすくなる

ビジネスの場で意見や提案を述べる時は、ただ伝えるだけではなく内容を受け手に理解してもらうことが重要です。

高い言語化能力により、受け手にとって理解が容易な意見や提案ができると、共感性や納得感が生まれやすく、結果として採用される確率が高まるのです。

ミスコミュニケーションが減る

また、受け手が理解しやすい言葉で伝えることができれば、自分の言葉が意図しないかたちで伝わることも防げます。お互いの認識が食い違うとトラブルの元になりやすいですが、正確に情報を伝えることで、ミスコミュニケーションの減少にも繋がるでしょう。

コミュニケーション不足が職場に与える影響については、こちらの記事をご覧ください。
コミュニケーション不足が職場に与える影響とは？原因や対策を解説

思考力があがる

言語化能力が高い人は、「受け手がどうすればこの情報を受け取りやすいか」を、絶えず頭の中で整理し、理解が容易な言葉に置き換えています。つまり、言語化能力を鍛えることで同時に思考能力も鍛えられるのです。

言語化能力が高い人の特徴

続いて、言語化能力が高い人の特徴について説明します。

決断力がある

言語化能力が高い人は決断力が高い傾向にあります。

会議や商談の場では、発言するか否かを迷っている内に議題が終わってしまうのは致命的です。言語化能力が高い人は、自分が伝えたいことが明確にあり、それを言語化するのが早いため、結果的に迷う時間も短くなるのです。

受け手の反応をよく見ている

また、受け手の反応をよく見ていることも特徴の一つです。

受け手の反応をよく観察することで、話している内容の理解度や興味を推しはかり、途中で軌道修正をすることもできます。

受け手が自分の話をよくわかっていないと判断した場合、途中で中断して「今の内容でわかりましたか？」「ここまでで質問はありますか？」などの質問を適宜挟むことも得意です。結果的に、受け手は最後まで理解しながら話を聞くことができます。

受け手の感情に寄り添った言葉選びができる

同様に、言語化能力が高い人は受け手の感情についてもしっかり配慮ができます。

理解度だけではなく、受け手が興味を持っているか、よくわからないと思っていないか、また不快になっていないかなどの気持ちに応じて伝える内容を変化させます。場合によっては、伝える内容よりも受け手の感情への共感を優先できるので、結果的に受け手は気持ちよく話を聞くことができます。

言語化のプロセス

人は伝えたいことを言葉にする時、頭の中で手順を踏んで言葉にしています。わかりやすいように、言語化のプロセスを簡単に図にしてみます。

①情報収集

まず話したい内容について情報収集を行います。そして、伝えたいことの対象が「外的なもの（事実など）」か「内的なもの（アイデアや気持ちなど）」かを見極めます。

②整理・調整

次に収集した情報の取捨選択を行います。受け手の知識レベル・自分との関係性、伝えたい目的に合わせて、内容の調整を行います。

③言語化

②のプロセスを経て、受け手に伝わりやすい言葉を選択し、アウトプットします。

以上のように言語化と一口に言っても、脳内ではアウトプットまでに様々な要素を整理し調整しています。日常の会話で意識している人はあまりいないと思いますが、ビジネスにおいては、それぞれのプロセスの精度を上げていくことが重要です。

言語化に必要な４つの力と鍛え方

では言語化能力を鍛えるためにはどうすればいいでしょうか？ここでは、言語化に必要な4つの力と鍛え方について解説します。

観察力

まず大切なのは「観察力」です。

言語化のプロセスの「①情報収集」を行う際、伝えるべき情報の量は日頃の「観察」によって蓄積されていきます。

情報収集の対象は「外的なもの（事実）」と「内的なもの（アイデア・気持ち）」に分かれます。どちらも受容する情報の量が多ければ多いほど、言葉にできる材料は増えていきます。

「外的なもの、すでに起こった事象や事実」に対する観察力を鍛えるためには、日頃から周囲にアンテナを立てて物事をよく見ておくことが大切です。いずれも多角的な視点でありのままを捉えることが大切になり、主観と事実は切り離して考えましょう。

また「内的なもの」への観察力を鍛えるためには、自分の内面と向き合う力を高める必要があります。己の内面にある考えや気持ち・意見などをうまく言語化するためには、日記やブログを書くのがオススメです。情報収集から言語化までのプロセスを総合的に鍛えられるでしょう。

さらに「②整理・調整」の段階でも、観察力は大切です。言語化の際は、伝える相手によって内容を精査するので、伝える相手についてもしっかり観察する必要があるからです。例えば管理職であれば、部下に何かを伝える時には、部下に合わせた伝え方を心がける必要があります。そのためには部下の人となりや価値観をよく見ておく必要があります。

言語化に関わらず、部下の価値観や人となりを把握することはマネジメントにおいても重要なことですね。マネジメントに特化した内容はこちらの記事に記載されていますので、ぜひご覧ください。
管理職に求められる役割と、マネジメントの基本業務とは

思考力

次に必要なのは「思考力」です。これは言語化のプロセスの「②整理・調整」に当たります。

頭の中で考えが整理できていなければ、わかりやすく物事を伝えることはできません。観察した内容を取捨選択し、順序立てて整理する必要があります。

・必要な情報の取捨選択
・情報を受け手の知識レベルや自分との関係性、伝える目的に合わせて調整

このプロセスに必要なのが、思考力です。

思考力を鍛えるためには、思考段階を一旦アウトプットしてみるのがおすすめです。

初めから整理された言葉ではなくても構いません。最初は思いついた全てを紙に書きだして、取捨選択するところから始めるのもいいでしょう。おすすめは付箋を使った思考の整理方法です。1つの考えにつき1枚の付箋に記載し、A3のプリント用紙などに貼って取捨選択・グループ分けしながら整理するとわかりやすいです。

客観的に整理してまとめることが苦手な方は、一度ロジカルシンキングなどの研修を受けるのもおすすめです。

語彙力

さて、どれだけ観察力・思考力が優れていたとしても伝えるための言葉を知らなければ、他人に伝えることができません。「③言語化」で必要な能力が「語彙力」です。

一つの考えを伝える時でも、様々なニュアンスの言葉を知っていると、伝える人・場面にあった言葉のチョイスをすることができます。

また、単に難しい言葉をたくさん知っていればいいということではなく、多くの場合、難しい言葉を平易な言葉に置き換えることができる力の方が重宝するでしょう。相手に伝えるための言葉選びには、言葉の引き出しがあればあるほど選択肢が増えていきます。

「語彙力」を鍛えるためには、読書が良い方法です。

可能であれば様々なジャンルの本を手に取ってみてください。読んだことのないジャンルでは、読み慣れたジャンルの本よりも多くの言葉と出会うことができます。

要約力

最後に、相手に分かりやすく伝えるためには「要約力」が必要不可欠です。これも「③言語化」に必要な能力です。

皆さんも学生の時、校長先生の長い話に辟易したことはないでしょうか。長い話は受け手の集中力を奪います。短く簡潔に話すことで、受け手の理解を促し、また印象にも残りやすくなるでしょう。

要約力を鍛えるためには、とにかくアウトプットあるのみです。

・研修の内容を要約する
・読んだ本の内容を要約する
・自分の考えをまとめる

頭の中ではなく、紙・データ問わずとにかく外へ出力してください。

できればアウトプットした内容は他人に話してみましょう。自分の中では整理できていても、人に伝える段階でどんな情報が不足していて、どんな情報が分かりづらいのかを客観的に把握できます。話をした相手からフィードバックをもらえるとより効果的です。

管理職の皆さんが部下の言語化能力を鍛えたい！と思った時も、ぜひ部下のアウトプットを聞いてみましょう。その際のフィードバックの手法については、こちらの記事をぜひご覧ください。
人材育成のためのフィードバック。管理職がすべき正しい手法

まとめ：言語化能力を高めて、伝わる話し方を身につけよう

言語化能力は、ビジネスにおいて意見や提案を通すためにも、コミュニケーションを円滑に進めるためにも非常に大切なスキルです。インプットとアウトプットの機会を意識的に設けることで、自身の言語化能力を高めていきましょう。