残業を減らすためには？残業が減らない要因や取り組み事例も紹介

残業が減らない要因とは

残業削減を目指すにあたって、まずはなかなか残業が減らない要因を考えてみましょう。

勤怠管理が出来ていない

残業時間を減らすためには、まず社員がどれくらい残業しているかの現状把握が不可欠です。しかし、勤怠管理の方法が杜撰な場合、現状把握自体が難しくなってしまいます。

始業・終業時刻はもちろんのこと、終業後、家にパソコンを持ち帰って仕事をした時間も含めて正確な勤怠管理が必要です。

業務量が多すぎる

一人あたりの業務量が多すぎる場合も、残業時間は当然削減できません。業務量が多い原因は、仕事ができる人へ業務が集中していたり、処理能力と業務量が見合っていなかったり、そもそも社員数が不足していたりする場合があります。

社員一人ひとりにとって適切な業務量を把握し、必要があれば新規の採用などを検討しましょう。

採用や育成の負担がかかっている

残業時間削減の手段となり得る採用・育成ですが、一方で、一時的に既存社員の業務負荷を上げる側面があります。通常の業務に採用や育成の負担が加わることも、残業時間を増加させる原因となり得るので要注意です。

個人に依存した業務が多い

個人に依存した業務が多い場合、「その人にしかできない仕事」が積み重なり、特定の社員に業務が過集中してしまいます。その結果、特定の社員の残業が増えてしまうのです。

また、個人に依存した業務が多いと、誰かがその業務を代替しなければならない際、本来の担当者が行うより長く時間がかかり、残業時間が増えてしまいます。

こういった個人に依存した業務が増えるのは、社内コミュニケーションの不足が原因になる場合もあります。こちらの記事にも詳しく書かれていますので、ぜひご覧ください。

コミュニケーション不足が職場に与える影響とは？原因や対策を解説

変化を嫌い、従来のやり方に固執している

また、従来のやり方に理由もなく固執していることが残業時間の増加に繋がっている場合もあります。

例えば「無駄な会議」「無駄な決裁の多さ」「残業時間の長さを評価する風土」などが挙げられます。変化を嫌うあまり、効率化を阻害するこれらの業務や制度を企業側が容認すると、社員の業務時間を圧迫してしまう場合があります。

こういった状態は「大企業病」の一因ともなるので、時勢に合わせて変化を受け入れていくことが重要になります。大企業病についてはこちらの記事もご覧ください。

会社の成長を阻害する「大企業病」とは？特徴や克服のための対策

残業削減のための取り組み

では、残業削減のためには具体的にどのような取り組みをすれば良いのでしょうか？

労働時間の見える化

まずは社員の残業の実態把握のために、勤怠管理システムの導入や、法に準じた正しい勤務時間の測定を行うようルールを制定しましょう。パソコンの起動時間を自動的にシステムに反映させるようなソフトもありますし、社員証で打刻ができるシステムもあります。なるべく手動で時間を修正できないようなシステムを導入すると良いでしょう。

管理職が知っておくべき労務管理の基礎知識はこちらをご覧ください。

管理職が知っておくべき！労務管理の基礎知識

業務内容や労働時間はその日のうちに申告

また、その日のうちに業務内容や労働時間の申告を行う仕組みづくりも有効です。

特定の人物への仕事の偏りや、反対に手が空いている社員が可視化され、上司は仕事の采配がしやすくなります。

昨今ではリモートワークの推進によって、始業時間にオフィスに社員全員が揃わない企業も多くあります。チャットやメールで業務開始と業務終了の挨拶をするルールを作り、その日の業務内容を簡単に報告するだけでも、社員の意識は変わるでしょう。

残業を事前申請制にする

残業目安時間と残業理由を都度上司に報告する事前申請制にすることで、残業への心理的ハードルを上げるという方法もあります。

今まで何となく残業している人が多かった環境では、事前申請制にすることで「時間内に仕事を終わらせなければならない」という意識が生まれます。

業務の平準化

属人的な仕事を減らし、社員一人あたりの業務を均一化していくためには、業務の平準化を図るのが良いでしょう。

例えば、基本業務のマニュアルを作成して、みんなが同じように仕事ができるための工夫をするなどです。他にもプロジェクトの進捗や日々の仕事内容を、ツールなどを用いて全体に共有すれば、忙しい人に対して手が空いている人がヘルプに入ることもできます。

それでも業務量が偏ってしまうのならば、一部の業務の外部委託も検討する必要があるでしょう。

ノー残業デーの実施

「この日は残業をしない」と設定した「ノー残業デー」を設けることも方法の一つです。

毎週固定でノー残業デーを企業が定めてしまえば、「残業してはいけない」という意識が社員に浸透します。そして残業が常態化していた職場でも、罪悪感なしに定時で上がることができるのです。

このような強制的に残業できなくする仕組みづくりは、恒常的に残業をしてしまっている環境では非常に効果的です。

残業削減に成功した取り組み事例3選

ここでは、残業削減に取り組み、実際に成功した企業の事例を3つ紹介します。
（参照元：厚生労働省「時間外労働削減の好事例集」）

顧客を巻き込んだ業務効率化に成功

時期により業務の繁閑に差がある企業の事例です。

繁忙期は人員不足により残業時間が増加していましたが、顧客を巻き込んで業務効率化を行うことで残業の削減に成功しました。具体的な取り組みは下記の通りです。

・顧客とやり取りする書類の様式を統一
自社に時間的コストがかかっている場合、顧客においても時間的コストがかかっているケースは少なくありません。そこで顧客を巻き込み、取引に使用する書類の様式を統一することで、管理や確認・取り扱いを容易にしました。お互いの業務効率化を達成したのです。

他にも
・残業の事前申請制の導入と、管理職による個別指導や適切な仕事の分担
・人材の計画的な部署ローテーションによる能力の平準化
などを行い、一人に業務が集中することがないように務め、残業時間の短縮を行ったそうです。

業務効率の可視化と申告制ノー残業デーの実施

続いて、業務効率の可視化とノー残業デーの工夫によって残業を削減した企業の事例です。具体的には以下の2つを行ないました。

・業務効率の可視化
半年ごとに業務効率化のための現状の課題と目標を各自で考え提出。それを元に1ヶ月に1回上司によるモニタリングを実施しました。各自がどうすれば業務を効率化できるかという意識を持って行動できるようになりました。

・ノー残業デーを各自で設定、事前申告制に
人によって業務量も進捗も異なることから、ノー残業デーは週に1回、自身が決めた曜日を申告。各人のノー残業デーを全員で共有することで業務の融通をし合い、帰りやすい雰囲気になったそうです。

業務ローテーションで、属人的な仕事を解消

最後は業務ローテーションを行うことにより、個人への仕事の偏りを解消した企業の事例です。

定期的なローテーションで担当業務を変えることで、幅広い知識・技術を身に付けるようにしました。これにより担当外の業務サポートが行える人材が増え、一人に業務が集中することが減りました。

他にも残業の事前申請制も取り入れ、「残業はしてはいけない」という意識を高めたそうです。

まとめ：企業として残業削減に積極的に取り組もう

残業削減のための取り組みは、企業が積極的に取り組むべき課題です。またひと口に残業削減といっても、会社や部署にとって残業の要因はさまざまでしょう。まずは自身の企業の残業実態を把握し、それに対し社員はどう考えているのかをきちんと知ることが大切です。

その上で社員の業務効率化への意識を高め、具体的な取り組みを導入することで残業時間を削減できるよう努めていきましょう。