ビジネスチャットのマナーとは？ルールや導入する際のポイントを解説

ビジネスチャットとは？

「ビジネスチャット」とはその名の通り、ビジネスに特化したチャットツールのことです。

プライベートでのチャットツールといえば、LINEやinstagramなどのSNS上のメッセージ機能です。一方、ビジネスのチャットツールは仕事で使うことを前提とした機能が充実しています。ChatworkやMicrosoftのTeams、Slackなどがよく使われており、セキュリティ面に配慮したグループチャットの機能やファイル送信、通話やテレビ会議の機能などが使えます。

また、ビジネスメールは挨拶から始まり署名で結ぶことが多く、比較的長文になりがちです。その点、ビジネスチャットは短文で即座にやり取りができることがメリットです。いわば会話の延長線のようなものだと言えるでしょう。

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ビジネスチャットのマナー

ここでは一般的なビジネスチャットのマナーを解説します。ビジネスメールやプライベートチャットとは、マナーが異なるので注意しましょう。

場にあった言葉遣いを心がける

ビジネスチャットはあくまでもビジネス上でのツールです。チャットとなると会話がフランクになりがちですが、言葉遣いは基本的に敬語を心がけましょう。カジュアルになりすぎないよう注意をすることが大切です。

クイックレスポンス

メールと違い時節の挨拶など前置きを必要としないため、用件のみをテンポ良く送ることができるのがビジネスチャットのメリットです。

メールは24時間内に返信するのがマナーと言われますが、ビジネスチャットはよりスピーディーなやり取りを心がけ、基本はクイックレスポンスを意識しましょう。

送信は業務時間内に行う

チャットの送信は業務時間内に行いましょう。気軽に返信ができるからと言って、深夜や休日にメッセージを飛ばすのは迷惑になります。仕事の時間とプライベートの時間の線引きを守ることが大切です。

簡潔な文章を心がける

ビジネスチャットでは簡潔な文章を心がけることが大切です。

例えば打ち合わせの設定をする場合、「お疲れ様です。◯◯の件で、◯◯が◯◯だったため、◯◯することになり、つきましては〜」のような長い文章を打つと、何をして欲しいのかが伝わりません。「◯日までに資料の作成をお願いしたいです。打ち合わせの時間をください」といった短い文章で結論を簡潔に伝えましょう。

また、返事をすぐに返せそうにない場合や「了解しました」といった反応だけの場合は、リアクションやスタンプだけでも問題ありません。相手も返信の手間が省けますし、メッセージを確認したということが即座に伝わります。

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会話の相手を明確にする

一対一のチャットではないグループチャットにおいては、会話の相手を明確にすることが重要です。グループチャットには基本的にメンションと呼ばれる機能があり、チャットに参加しているメンバーを指定してメッセージを送ることができるので、活用していきましょう。

機密情報の扱いには十分に注意する

また、グループチャットでの機密情報の扱いには十分に注意しましょう。グループチャットに送った情報は、参加しているメンバー全員が閲覧可能です。顧客情報など取扱いに注意が必要なファイルを送る時は、一対一のチャットや、社内サーバーを経由するなどして、無関係な人の目に触れないようにしましょう。

ビジネスチャットにおけるNG行為

ビジネスチャットにおけるNG行為を紹介します。

メッセージに返信しない

メールと同様、ビジネスチャットは仕事の連絡です。相手からのメッセージに返信しないのはマナー違反です。リアクションだけでもいいので、必ずメッセージに対しては何らかの反応を返すように心がけましょう。

即時の返信を求める

チャットはクイックレスポンスが基本と前述しましたが、相手に対して返信を必要以上に急かすのはNGです。

アポイント中や顧客対応などですぐに返信が返せない場合もありますので、相手の事情を考えて返信を待つようにしましょう。

長文を送る

ビジネスチャットは短文でのやり取りを前提にしています。そのため、長文を一方的に送ることは控えましょう。グループチャットでの長文投稿は、会話のキャッチボールを阻害し、読むのに時間がかかってしまい効率的なコミュニケーションを損ねます。

長文であればメールの活用や、ファイル添付での送信、または電話を活用すると良いでしょう。

無駄話をしすぎない

会話が一時的に盛り上がってしまう場合もありますが、あくまでビジネスチャットは仕事のツールです。度を越した無駄話は控えましょう。

また、グループチャットで特定の相手と盛り上がってしまうと、大事な仕事のメッセージが流れてしまう可能性もあるので注意が必要です。

企業がビジネスチャットを導入する際のポイント

続いて、企業がビジネスチャットを導入する際に、効果的に使用してもらうためのポイントを解説します。

利用目的を明確にする

プライベートのチャットツールとは異なり、ビジネスチャットは会社ごとに目的を持って導入するものです。事前に利用目的を明確にし、社員が共通認識を持てるようにしましょう。

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自社のルールを設定する

ビジネスチャット導入の際は、基本的な社内ルールを策定することをお勧めします。設定するルールは下記のようなものが挙げられます。

・チャットの利用時間
・プロフィール設定（名前のルールなど）
・グループチャットの作成ルール
・機密情報の運用ルール（顧客ファイルは送信しない、など）
・レスポンスの反応ルール（スタンプの使用など）
・社外との連絡可否について

自社にあったツールを導入する

コロナ禍の影響もあり、ここ数年でビジネスチャットサービスは急増しました。ツールによって様々な特徴があります。導入の際は自社に必要な機能を洗い出し、導入目的を達成できるツールを選びましょう。

年齢層が比較的高い会社は、操作性・分かりやすさなども重視するとよいでしょう。

利用権限の設定を行う

情報漏洩を防ぐためにも、利用権限の設定はあらかじめ行いましょう。例えば社内限定のツールとして利用するのであれば、社外の人とチャットでやり取りする機能やファイルの送信を制限したりといった設定が必要です。

自社の運用目的に合わせて、適切な利用権限を設定することが大切です。

まとめ：マナーを守ってビジネスチャットを積極的に活用しよう

ビジネスチャットは、社内コミュニケーションの質と量を高め、仕事の生産性を上げることができるツールです。社員が使いやすいよう社内ルールを定め、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化を目指していきましょう。