プロジェクト管理とは？目的や手法、具体的な手順を紹介

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とはプロジェクトの目標を達成するために、全体を管理することを指します。プロジェクトは目的を持って企画されるもので、納期や予算があらかじめ決まっています。全ての要件を満たしてプロジェクトを完遂するためには、プロジェクト管理は不可欠な要素です。

プロジェクト管理では「品質」「コスト（費用）」「納期・スケジュール」の3つの要素を管理することが重要です。3つの英語の頭文字を取って「QCD」とも呼ばれます。

・品質
「プロジェクトの目的」や「成果物」を指し、クライアントの希望を満たす品質を担保できているかが重要です。

・コスト
プロジェクトの実行に必要な費用を指します。人員の配置・作業工数など人的コストをはじめ、プロジェクト完了までの全てのコストを含みます。

・納期・スケジュール
プロジェクトの期間を指します。納期を定めないと、完了の基準が不明瞭になります。

「決められた予算（コスト）内で、期限（納期）までに求められた品質を達成できたか」がプロジェクトの成否を判断するとも言えるでしょう。

また、プロジェクトには全体を統括するプロジェクトマネージャー（PM）が必要です。規模にもよりますが、小さなプロジェクトであれば係長が、中規模のものになれば中間管理職が担当することが多いでしょう。大規模プロジェクトになると、部長クラスの役職者がプロジェクトマネージャーとして入るケースもあります。

係長や中間管理職の仕事について知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
係長と管理職の違いとは？係長に求められる役割や仕事内容を解説
中間管理職の役割とは？求められる能力やストレス対策を解説

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的は大きく二つあります。「プロジェクト要件の達成」と「利益の最大化」です。

「プロジェクト要件の達成」とは決められた予算（コスト）内で、期限（納期）までに求められた品質を達成することです。プロジェクトに予期しない出来事はつきものであり、プロジェクトマネージャーはリスク管理を行いながら、要件の達成を目指さなければいけません。

もう一つは予算・納期・品質（QCD）を担保しながら、「自社の利益の最大化」を目指すことです。効率化による無駄の削減や、適切な配置による人材育成、ブランド力の向上など、プロジェクト管理が適切に行われれば自然と自社の利益は増大する方向に動きます。

プロジェクト管理の5つの手順

次にプロジェクト管理に必要な5つの手順について解説します。プロジェクトは「立ち上げ」→「計画」→「実行」→「コントロール」→「終結」のプロセスを辿ります。

立ち上げ

「立ち上げ」はプロジェクトの開始に向けて、プロジェクトの目的や主要メンバーの確認、立ち上げのために必要な承認や合意形成を得るプロセスです。プロジェクトの最終目標や納期・品質・コストなども立ち上げの段階である程度決定します。

計画

「計画」はプロジェクトの詳細な計画を行うプロセスです。納期までのスケジュールや最終的に要件となる品質、かかるコストなども立ち上げ段階よりも詳細に固めていきます。プロジェクトを成功させるためにも、ここで詳細を設計できていればリカバリがしやすくなります。

実行

「実行」はプロジェクトの「計画」を実行していくプロセスです。実行の過程で想定外の事態が起こることは多々あるので、リスクになりそうな事柄の洗い出しや確認はプロジェクトの遅延を防ぐためにも重要です。

コントロール

「コントロール」は実行と並行して行われるプロセスで、プロジェクトの進行状況を監視しながら、必要があれば軌道修正を行いプロジェクトを進めていくことです。可能な限り作業の遅延リカバリのために、社員に残業を依頼することがないようにすることもプロジェクト管理の大事なポイントです。

社員の残業削減のための取り組みについてはこちらの記事もご覧ください。
残業を減らすためには？残業が減らない要因や取り組み事例も紹介

終結

「終結」とはプロジェクトを納品し、正式にプロジェクトを終了とするためのプロセスです。責任の所在が明確になるよう、プロジェクトの終結は関係者で合意形成を取ることが大切です。また最終的な品質やプロジェクトのプロセスは必ず評価し、次回のプロジェクトに活かせるようにしましょう。

プロジェクト管理の手法

プロジェクト管理を行う方法はExcelやシステムを使う方法など様々です。プロジェクト管理の手法をいくつかご紹介します。

PMBOK

PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクト管理における基本的なルールやフレームワーク・ベストプラクティスを包括したガイドブックです。

前項で解説したプロジェクトマネジメントの5つの主要な手順や10項目の主要な管理要素（予算や時間、品質、チーム、コミュニケーション、リスク対策など）についてが詳細に記されています。

プロジェクトマネジメントの国際資格「PMP」もこのPMBOKガイドに基づいて実施されています。大規模なプロジェクトでは「PMP」の資格を持つ人間が責任者であることを必須要件としている場合もあります。

組織体制図

組織体制図とは、プロジェクトの実行にあたって誰が何をするかを図で表現したものです。大規模なプロジェクトになればなるほど関係者数は増え、指揮系統は複雑になりがちです。役割や作業分担を組織体制図に明記することで、プロジェクトの進行上の責任者が明確になり、何かトラブルが起こった時も速やかな対処ができます。

社外プロジェクトのキックオフに使用されるケースも多く、お互いの会社の体制図を明示することで、信頼してプロジェクトに取り組むことができます。

WBS

WBSとは「Work Breakdown Structure（作業分解構造）」の略で、プロジェクトの作業を分解し、ツリー状に構造化して整理する手法を指します。

やるべきタスクやタスク同士の関連が明確になり、工数の見積もりが立てやすくなることがメリットですが、構造化のためにタスクの洗い出しや優先順位を整理する必要があり、作成に時間がかかる点がデメリットです。

ガントチャート

「ガントチャート」とは表や棒グラフを用いたプロジェクトの全体スケジュール表を指します。

プロジェクトの全体像や進捗、タスクごとの担当者の状況を把握しやすいのがメリットで、また作成方法もシンプルです。

ガントチャートとは、タスクや担当者、日時などを表示させたグラフ状のスケジュール表のことです。一般的には左側の縦軸にタスクを記入し、横軸に日付を入れることによってプロジェクトの進捗状況を把握します。

それぞれのタスクの列には担当者の名前や開始日・終了日の予定と実績を記載することで、進捗状況が把握しやすくなります。

まとめ：プロジェクト管理はプロジェクトの成功に不可欠

プロジェクト管理には、PMBOKをはじめとしたガントチャートやWBSなど様々な手法を効果的に利用することが重要です。品質・コスト・納期（QCD）を遵守し、会社の利益を最大化できるようプロジェクトを成功に導きましょう。