伝わる指導、4つの極意のイメージ画像
 

ミホさんとマユミさんがお届け!「お仕事お役立ちコラム」

伝わる指導、4つの極意

2022.11.02

34歳企画職のミホさんと、隣の課の課長で42歳のマユミさん。同じ会社で働く仲良しの先輩後輩の2人が、女性のキャリアに関するあらゆるモヤモヤを語りながら解決策を探ります。

今回のテーマは「部下の指導」について。これから管理職を目指すミホさんが、マユミさんに、部下への適切な指導方法について相談します。

ミホさん
ミホさん

34歳独身。明るく人懐っこい笑顔で、愛され上手。一方で、ややがさつな面もあり、不用意な一言で周囲をヒヤリとさせることも。営業職から企画職に移り、そろそろマネジメントを任されそう。親からは早く結婚するよう急かされているのも、モヤモヤのタネ。

マユミさん
マユミさん

42歳既婚。いつも落ち着いていて、気配り上手な優しい先輩……というのは表の顔で、実は些細なことで悩みがちな小心者。寝る前はその日の自分の言動を振り返ってモヤモヤするのが定番。現在はミホさんの隣の課の課長。小学生男子の子育て中。

若手リーダーは、
「任せること」が自分の成長にもつながる!

ミホさん

ミホさん

最近、私も後輩に仕事を教えることが増えてきたのですが、今後部下を持った時に果たして適切に指導できるのか心配になることがあります。

マユミさん

マユミさん

どんな場面で心配になるの?

ミホさん

ミホさん

例えば、資料作成などで教えた方法とは違う手順で行っていて、あとあと私が直して。あれ? 結局私がやった方が早かったかな、と思うこともあって……。そもそも指導に向いてないんじゃないかと思ってしまいます。

マユミさん

マユミさん

なるほどね。私も課長になりたての時って、部下に適度に「任せる」ことができなかった。どうしても「自分で仕事をした方が早い」と思ってしまうんだよね。

ミホさん

ミホさん

その気持ちって、どう乗り越えましたか?

マユミさん

マユミさん

「プレイヤーとして出来る」という段階は、社会人としてまだまだゴールではないと思えたことかな。その段階の後に、人に再現性を持って教えるという段階があって、さらにはリーダーを育てるという段階があると、当時の上司に教わって。人に教え、任せることも自分の成長につながっているとわかって、もっと「指導力」を鍛えようと思えたの 。

ミホさん

ミホさん

なるほど、人に教えることは、自分の社会人としてのステージを上げることにもつながっているんですね。

伝わる指導①:大前提は、「信頼関係」の構築

ミホさん

ミホさん

そう思うと、より具体的に指導法を習得したくなってきました! マユミさんは、部下との関係も良好ですし、マユミさんの下につくと仕事ができるようになると、社内でももっぱら評判ですよ……! その秘訣を知りたいです!

マユミさん

マユミさん

そうなの!? 照れるけど、部下を指導する上で意識しているポイントは3つあるよ。1つ目は大前提として、部下と信頼関係を築くこと。

ミホさん

ミホさん

信頼関係はどうすれば築けるんですか? 時間がかかることだと思うのですが。

マユミさん

マユミさん

私がよくやっているコツとしては、まずは相手の好きなことに興味を持つこと。例えば「カフェが好き」な部下だったら、「最近流行っているお店教えて」とか、こちらから教えてもらう姿勢を示す。

ミホさん

ミホさん

たしかに、私も上司から「最近どんな韓流ドラマが人気なの?」と聞かれたら、嬉しくなって心を開きやすいです!

マユミさん

マユミさん

でしょ? そうやってプライベートの話なども含めて信頼関係の土台を普段から作っておくと、仕事上の指導もスムーズに行くことが多いんだよ。

伝わる指導②:部下のモチベーションが下がっていないかに注目する

マユミさん

マユミさん

そして、2つめのポイントは部下の「モチベーション」に課題はないか見極めること。例えば、仕事がマンネリ化していてやる気が出ていないというケースとかね。

ミホさん

ミホさん

思い返してみても、失敗をする時って、実はそもそもやりたくない仕事だったなんてこともありますし、モチベーションは日々上下しますよね。

マユミさん

マユミさん

だから、そういう時に指導のつもりで「なんで出来ないの!?」と否定しても仕方がないでしょう? 本来活躍できるくらいのスキルは持っていても発揮できていない場合は、モチベーションを上げることが正しい指導だと思うんだ。

ミホさん

ミホさん

モチベーションを上げる指導とは、どんなものがあるのでしょうか?

マユミさん

マユミさん

「承認」を増やしていくことかな。承認には4つ種類があって、結果を認める「結果承認」、行動を認める「行動承認」、第三者が褒めていたことを伝える「第三者承認」。そして、存在を認める「存在承認」があるの。存在承認は、「○○さん」と名前で呼ぶことだけでも満たされるんだよ。

ミホさん

ミホさん

たしかに、きちんと名前で呼ばれるとなぜか「チームの一員」という自覚がわきます。

マユミさん

マユミさん

話をしっかりと聞いて共感するのも承認の一つ。忙しいとつい部下の話を聞くことを後回しにしてしまいがちだけど、優先して時間を作ることが大切だと思う。

ミホさん

ミホさん

この上司は自分にきちんと向き合ってくれていると思うと、認めてもらえている実感がわきますし、もっと頑張ろうと思えますね。

伝わる指導③:どのスキルが必要か、課題を一緒に考える

マユミさん

マユミさん

そして3つ目のポイントは、部下の仕事が上手く行っていない時に、どのスキルが足りていないか見極めること。これはモチベーションに課題がない場合に考えるべきことなのだけど、部下がどこでつまずいているかを一緒に確認する。すると、「作業レベル」の問題か「技術レベル」の問題かがはっきりしてくるの。

ミホさん

ミホさん

それぞれどう指導すべきなのでしょうか?

マユミさん

マユミさん

例えば、在庫整理など誰でも再現できる「作業レベル」なら、本人の能力の問題ではないから、マニュアルや手順書を作成すればいいし、「技術レベル」なら、いま部下は何ができていて、逆に何ができてなくて悩んでいるかの現在地を明確にする。

ミホさん

ミホさん

一方的にやるべきことや欠点を伝えられるよりも、一緒に話し合って課題を解決できたら、納得感もありそうです。

マユミさん

マユミさん

そう。「ミニ作戦会議」をしながら一緒に考えるスタンスをとると、部下の方も自分で考えて動けるようになるんだよね。

ミホさん

ミホさん

なるほど! マユミさんはそのようにして部下の成長を促していたんですね!

伝わる指導④:あくまで「私はこう思う」というメッセージを届ける

ミホさん

ミホさん

あと、指導する時の言葉選びも気になるのですが、どんな点に気を付けていますか?

マユミさん

マユミさん

まずは出来ている点は認めて、全否定はしない。そして、「私はこう思う」という言い方で、改善点を伝えることかな。例えば提案資料を作ってもらって、ちょっとインパクトが弱いと感じたら「ちゃんと情報が網羅されているね。あと、この部分を強調した方が私は良いと思うけど、どうだろう?」とか。

ミホさん

ミホさん

そう言われると、受け止めやすいですよね。逆に頭ごなしに「ここ直して」とか「伝わらない」って言われると、部下としては否定された気がしてしまいます。

マユミさん

マユミさん

「あなたのここがダメ」という人格否定は信頼関係を崩すからね。そして、指導した後は「問いかけ」で締めるのもポイント。「どう思う?」のように。

ミホさん

ミホさん

意見を言える状況を作ってくれるのは嬉しいです。正直、指導されてそのまま終わると後味も悪くて、それこそ仕事のモチベーションも下がってしまいます……。

マユミさん

マユミさん

そうだよね。上司だって、部下がより仕事ができるようになって、チームの業績を良くするために指導するんだから。部下のやる気を低下させてしまったら元も子もないよね。

ミホさん

ミホさん

本当ですよね! 「伝わる指導」を続けることで、部下や後輩、そして自分にも良いことが起きる。さっそくこれから実践します!

POINT

①人に教え・任せることが、社会人として次のステージの成長につながる
②指導する際に、「モチベーション」と「スキル」のどちらに課題があるか見極めよう
③「あなたはダメ」ではなく「私はこう思う」というメッセージで指導しよう

監修者:大平信孝氏

株式会社アンカリング・イノベーション代表取締役
目標実現の専門家。第一線で活躍するリーダーのメンタルコーチ。脳科学とアドラー心理学を組み合わせた、独自の目標実現法「行動イノベーション」を開発。著書に『指示待ち部下が自ら考え動き出す!』(かんき出版)など。