女性管理職のための“タイパ”を上げる仕事術。すぐに実践できるコツを紹介！

そうだよね。生産性を数式に表すと、成果／時間。働く時間を減らしつつ、同時に成果を上げる意識が必要だよね。いくらAIなどのツールを使ったとしても、チームのメンバーやお客様は人間。人同士が気持ち良く働いて、質を上げ、信頼される仕事をする時間の使い方が真のタイパが良い働き方だと思うよ。

同じ時間働いていても、ミスなく丁寧に成果を上げる人が、タイパが良い人なんじゃないかなと思う。

特に、私のような管理職や、ミホさんのように管理職候補は、自分の仕事だけで手一杯な状況ではなく、人の面倒まで見られるような視野の広さと時間の余裕を作っていかないとね。そこを目指せば、会社にとってもかけがえのない人材になれるし、後輩のロールモデルになれるんじゃないかなと思っているよ。

ありがとう！ 意識している点は6つあって、①計画をする、②準備をする、③仕事の優先順位をつける、④割り込み仕事に振り回されない、⑤報連相をする、⑥過剰サービスをしない、ということ。

「①計画をする」というのは毎日ToDoリストを作ってから仕事をすること。そうしないと朝メールチェックから始まって、その対応をして周りに振り回されながらなんだかよくわからないうちに1日が終わってしまうこともあるから……。

そして、ToDoリストには「ここまで終わったらおやつを食べる」「18時に友人とご飯」など、楽しみも入れておくとメリハリがつくからオススメだよ。

「②準備をする」は、定型業務だったら前回の資料やマニュアルに目を通したり、会議の前にアジェンダをまとめておいたり。いきなり業務に取り組まないことで、遥かにスピードアップするよ。

そうだね。「③仕事の優先順位をつける」は、目の前にある仕事からやっつけていくのではなく、重要度と緊急度が高い仕事から取り組むの。そうすれば「④割り込み仕事に振り回されない」ようになるよ。

私は重要度が高い仕事に取り組んでいる時は、メールやチャットのポップアップを消してしまうこともあるよ。集中して取り組んで、終わったら自分のタイミングでチェックするようにしている。

「⑤報連相」は、こまめに進捗を共有することで最終的な「やり直し」を避けるため。例えば資料作成でも2割くらいの段階で一旦上司に提出してみるとかかな。

最後の「⑥過剰サービスをしない」というのは、相手に求められていないことに時間をかけないということ。例えばチームミーティングの資料は箇条書きでいいのに、凝ったPowerPointを作ってしまうとか、電話のメモを丁寧に清書し直すとかね。

良かれと思ってなんだけどね。だから私のチームは、議事録だったら30分以内に提出してもらうようにしているよ

そうだね。タイパをあげるためには、「何分かかるか」ではなくて「何分かけるか」という意識が必要だと思う。例えばメール一通送るのに「15分かかっているなあ」ではなく「5分で終わらせる」という意識づけだけでも変わると思う。

だからこそ、スケジュールには人とのアポばかり入れるのではなく、自分とのアポも入れておくべきだと思う。やるべきタスクの着手日や、本来の締切より前倒しのマイ締切りなど。マイ締切りを設定することで、提出前のセルフチェックが余裕を持ってできるでしょ？ そして、業務改善や若手育成などの緊急度は低いけど、重要度が高い仕事もスキマ時間に入れ込むことで、重要な仕事をとりこぼさない。

結論を先に、できるだけ数字を使って主観と客観を分けて、相手に何をしてほしいかを伝えるようにしている。あと、無駄に丁寧に書き過ぎないことかな。

「△社の予算の件ですが、××円で提案します。○日までにご確認お願いします」のように、なるべく簡潔に。社内だったら「お願いいたします」ではなく「お願いします」を使うし、「お忙しいところ恐れ入りますが」は使わないかな。

パッと見でのわかりやすさも大切だから、箇条書きで情報を整理するのも良いと思うよ。

そうなんだよ。マイペースを維持するために120%で頑張るのではなく、手を抜けるところは手を抜きながら80%を目指して、一緒に仕事をする人も気持ち良く働けるようにすることが、管理職が目指すべきタイパだと思うよ。