会議で活発な議論を生むために、ファシリテーターがすべきこと

わかるよ。自分が主催した会議がシーンとした雰囲気だと責任を感じるよね。でも、そもそもの会議の主役は参加者にあるんだよ。進行役＝ファシリテーターは参加者から意見を引き出す力が求められているの。

そういうこと。会議の進行を指す「ファシリテーション」という言葉の語源は「容易にする」という意味なんだって。わかりにくいことをわかりやすくしたり、話しにくい雰囲気を話しやすくしたりすること。つまりファシリテーターの役割も同じで、できるだけ参加者が参加しやすい状態を作ってあげるために事前準備をし、会議中も全体を観察しながら補助することが大切なんだ。

会議においてファシリテーターは表には立っているけど、あくまで裏方なんだよ。

まず「目的」を確認して、参加者と共有すること。今日は何のために集まって、具体的に何がゴールなのかが参加者全員に共有されていないと、参加者も“ただなんとなく出席している”だけになってしまうよね。

そして情報を整理して資料を作り、時間配分も考えておく。あと場合によっては飲み物やちょっとした飴などを用意して、和やかな雰囲気を作っておくことも演出としては必要かな。

会議中に意見を聞いてすぐに発言できる人はよっぽどその議題について理解している人か、もしくは日頃から「ひと言文句を言いたい」というむしろマイナスな感情を抱えている場合もあるんだよね。ほとんどの参加者は、いきなり話を振られても考えがまとまっていないことが多いと思った方がいいかな。だから、意見を聞く前に少し考える時間を挟むことも必要だと思う。

そういった遠慮や恐縮をなるべく取り除く工夫をするのがファシリテーターの役割なんだ。より発言のハードルが上がりやすい大人数の会議では、何チームかにわけて意見を考える時間をとるのも有効だよ。

そして、意見は必ずしも口頭で発表でなくても良くて、付箋などに書き出して全員が見える位置に張り出す方法もあるかな。書き出した意見について口頭で補足を付け足したり、感想を述べたりすることで、活発な議論が生まれるよね。

あとは、参加者に問いかける時の言葉のレベル感を下げることも大事かな。

簡単な返答で良いと思ってもらえるように、問いかける言葉も簡単にするの。例えば参加者に「意見はありませんか？」と聞くと、参加者にとっては「立派なことを言わなければいけない」とプレッシャーを感じることも。だから、「何か確認したいことはありませんか？」「聞き漏らしたことはありませんか？」に変える。意見よりもグッと発言しやすいと思わない？

会議を有意義にしようと、使う言葉のレベルを上げようとするのではなくて、むしろ下げる側に回った方が、参加者からの発言が増えるんだよ。

意思決定者や年長者の発言に全体の雰囲気がリードされすぎてしまう危険はあるよね。最初に情報共有として上司からの説明が必要な場合は、それでいいと思うけど、基本的には若い役職の方から発言してもらう方がいいかな。若い方が話しやすくなるだけでなく、上司も皆の考えを受け止めた上での発言ができるから。

同じく発注元の企業と発注先の企業での会議なら、まずは発注先の方から発言してもらう方が良いと思う。そこでもファシリテーターは間に立って「現場から進捗を教えてください」「伝えておかないと困りそうなことはありますか？」など、どちらかというと発注先側が発言しやすい雰囲気を作ってあげるといいよね。

よほどのキーマンではない限り、正直あまり気にしなくていいと思う。時々「○○さんはどう思いますか？」と水を向ける必要はあるけど、意欲が低い人ばかりを気にしていたら、せっかく温まった全体の温度感を下げてしまうことになるからね。

オンラインの時は、画面越しだと上半身の情報しかない分、意思が伝わりにくいし、話すタイミングも掴みにくいから、参加者側の気配りも必要かな。

だから私がファシリテーターの時は、参加者に３つお願いしていることがあって、リアクションを大きめに、「YES」「NO」の意思表示をはっきりと、そして発言者は最後に「以上です」と言うこと。

あとファシリテーターとしてできることは、ミーティングの前に本題とは関係のない近況を聞いたり世間話をしたりして、参加者に声を出してもらう。これをすることでミーティングを和やかに始めることができるよね。

ただ、情報共有や伝達事項での会議にはオンラインは便利だけど、意思決定が必要な会議やアイディア出しなどは、空気感が作りやすい対面の方が向いているんだよね。とは言え、逆に対面の方が緊張してしまうという参加者もいるし、その会議ごとに参加しやすい環境を整えるのが、ファシリテーターの役割なんだよ。