女性管理職おすすめのタスク管理術 4選

パソナキャリアが運営する公式YouTubeチャンネル、『女性管理職のキャリア&転職サポートチャンネル』より、Be myself読者におすすめの動画をピックアップしてご紹介します。

今回ご紹介する動画は「タスク管理術」について。

現役の女性リーダー・管理職が実践しているタスク管理・仕事術を、実際に使用しているツールやアプリと共にご紹介します。

チーム・プロジェクト単位でのタスク管理

IT部門でチーム長を務める中井さんは、チームのタスクを「Backlog」という管理ツールで一元化。案件ごとにカテゴリー分けされ、進捗状況や担当者のタスク量も可視化されるため、効率的な業務推進に役立っています。個人の細かいタスク管理には「OneNote」を活用し、チェックリストやメール添付、メモ機能を利用。さらに、プライベートではToDo管理アプリを使用し、漏れ防止を実現しています。

Outlookを活用した色分けと見える化

スタッフエンゲージメント室の女性管理職は、「Outlook」で予定を色分け（他社打合せ＝緑、自部署外の業務＝黄、部署内打合せ＝ピンク）し、視認性を向上。タスクはスケジュール内に登録しつつも「空き時間」として表示することで、他メンバーが予定を入れやすいよう配慮。また、単語登録により共有フォルダのアドレスなども1文字で即呼び出せる工夫を行っています。

メールとOutlookを連携した実務管理

BPO事業に従事する管理職は、来週以降のタスクをOutlookの「時間外領域」にメモ形式で登録し、終了したものにはチェックをつけて可視化。受信トレイは「未対応のタスクのみ」が残るよう整理され、日々100通近いメールもルール機能を活用し自動振り分け。非公開スケジュールで「退勤予定」なども事前ブロックしています。

Teamsやアプリを使ったセルフマネジメント

社内システム運用を担う渡辺さんは、緊急性や期限の有無によってタスクを仕分け、Outlookに登録。さらに、Microsoft Teamsで自分自身にメッセージを送ることで、思いついたタスクを即時記録。家庭では「TimeTree」アプリを使い、夫とカレンダーを共有。家族予定（子ども・自分・ペット）を色分けして管理するなど、公私のバランスも工夫しています。

日々、管理職が悩んでいるタスク管理。業務の特性や個人のスタイルに応じた工夫と柔軟性が求められますが、それぞれが自分に合った方法で確実に「見える化」「即時対応」「共有性」を実現している点が印象的でした。ぜひ、ご参考になさってください。